Terms and Conditions

TERMS AND CONDITIONS PARTY ESSENTIALS (version 2025)

Article 1 – Definitions
Party Essentials: the general partnership GHM Essentials Group (hereinafter: “Party Essentials”), located at Klein Hoefblad 14, 1422KH in Uithoorn and registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 97278408.
Counterparty: any (legal) person who enters into an agreement with Party Essentials or is in negotiations to do so, including their representatives, authorized persons, legal successors, and heirs.
Renter: a Counterparty who rents individual equipment and/or goods from Party Essentials without personnel.
Client: a Counterparty who commissions Party Essentials to provide a complete service or audiovisual production, with or without personnel.
Subordinates: any employee, volunteer, or third party engaged to perform work for or on behalf of Party Essentials, without authority to represent the company.

Article 2 – Applicability
These general terms and conditions apply to all offers, quotations, agreements, deliveries, and other (legal) acts by Party Essentials.
By entering into an agreement with Party Essentials (by phone, in writing, or electronically), the Counterparty declares to accept these terms.
Deviations are only valid if explicitly confirmed in writing by Party Essentials and only apply to the specific case.
The applicability of any general (purchase) conditions of the Counterparty is expressly rejected unless otherwise agreed in writing.

Article 3 – Formation of the Agreement
An agreement is formed once both Party Essentials and the Counterparty have confirmed a signed offer, order confirmation, or rental agreement in writing (including email), or once Party Essentials actually begins providing the service or delivery.
Oral agreements and/or promises are only binding if confirmed in writing by Party Essentials.
Agreements made with Subordinates are not binding unless confirmed in writing by a statutory or otherwise authorized representative.

Article 4 – Offers and Prices
All offers, quotations, and proposals by Party Essentials are non-binding unless an explicit validity period is stated.
Unless stated otherwise, prices exclude VAT (currently 21%), transport, setup and breakdown, insurance, and/or other surcharges.
Party Essentials reserves the right to change prices if cost-increasing factors (including but not limited to wages, taxes, purchase prices) warrant it, even after an agreement has been concluded.
Additional work or changes at the request of the Counterparty will be charged additionally; for reduced work, the cancellation terms in Article 5 apply.

Article 5 – Cancellation
Cancellation must be made in writing (by post or email). In case of cancellation, the Counterparty owes the following percentages of the principal amount:
a. up to 7 calendar days before the agreed start: 50%
b. within 48 hours before start: 70%
c. within 24 hours before start: 90%
Any external costs (e.g., hired third parties) will always be fully charged to the Counterparty.
The cancellation fee is immediately due.

Article 6 – Payment
Invoices must be paid within 14 days of the invoice date without deduction or setoff, unless otherwise agreed in writing, using the payment method specified by Party Essentials.
For rental agreements, the full rental price (plus any deposit) must be paid before delivery or pickup.
If payment is not made on time, the Counterparty is automatically in default and owes statutory (commercial) interest plus extrajudicial collection costs without further notice.
All payments are first applied to costs and interest, then to the oldest outstanding invoice.
In case of (imminent) bankruptcy, suspension of payment, liquidation, or seizure of the Counterparty’s assets, all claims from Party Essentials become immediately due.
Party Essentials is entitled at all times to request advance payment, (additional) security, or a reasonable deposit.

Article 7 – Rental Terms
Listed rental prices apply per item per 24 hours, ex-warehouse Party Essentials, excluding transport, insurance, and any personnel costs unless agreed otherwise.
The Renter must use the rented goods/equipment with due care and only for their intended purpose.
The Renter bears full risk of loss, theft, damage, or malfunction, regardless of the cause.
Subletting, selling, or encumbering (e.g., with a lien or retention of title) the rented goods is not allowed without prior written consent from Party Essentials.
The Renter is not allowed to alter or repair the rented goods; any resulting damage is fully their responsibility.
The Renter must adequately insure the rented goods during the rental period.
Return must occur at the agreed date and location. Late or incomplete returns result in a surcharge of 200% of the daily rental rate per calendar day, without prejudice to Party Essentials’ right to full compensation.
Party Essentials is entitled to retrieve the rented goods at the Renter’s expense if not returned.
Upon pickup, the Renter must present valid ID and proof of current address (e.g., bank or tax statement).
Using power sources other than standard 230V mains requires prior written approval from Party Essentials.

Article 8 – Delivery and Installation Service
The offer will specify the desired and feasible setup/breakdown and delivery times; Party Essentials will make best efforts to comply but may deviate.
The Counterparty must provide an accessible, level work area within 50 meters of a van parking space and a suitable power supply (≤10 meters).
If the Counterparty fails to meet these or other preparations, Party Essentials may suspend or refuse work, with payment obligations remaining in full.
Party Essentials is not responsible for the functioning of third-party equipment, even if they connect it.

Article 9 – Complaints
Complaints about delivered goods or services must be reported in writing and with motivation within 30 days of discovery, or the right to complain expires.
A complaint does not suspend the Counterparty’s payment obligations.

Article 10 – Liability
Party Essentials is only liable for direct damage resulting directly from intent or gross negligence by Party Essentials or its executives.
Party Essentials is never liable for indirect damage (including consequential, business, or financial loss) or damage resulting from (non-binding) advice.
In all cases, liability is limited to re-delivering the rented item free of charge or, if that is not possible, to the invoice amount excluding VAT.
Party Essentials’ staff and suppliers may invoke the same liability limitations.

Article 11 – Force Majeure
Force majeure includes any circumstance beyond Party Essentials’ control that temporarily or permanently prevents fulfillment, including (but not limited to): supplier failures, transport issues, pandemics, fire, theft, power outages, government measures, strikes, and extreme weather.
During force majeure, both parties’ obligations are suspended. If it lasts more than 30 days, either party may dissolve the agreement without compensation.
If Party Essentials has partially performed during force majeure, the Counterparty owes a proportional fee.

Article 12 – Compensation for Damages
Damage caused to Party Essentials’ property (owned or rented) by the Counterparty, their staff, or visitors must be fully compensated based on a valuation by Party Essentials or, upon request, by a certified appraiser (at the Counterparty’s expense).
Compensation must be paid within 30 days of determination.
Party Essentials is not liable for damage due to rental item failure unless caused by intent or gross negligence on its part.

Article 13 – Termination and Suspension
Party Essentials may suspend its obligations or terminate the agreement in whole or in part without court intervention if the Counterparty defaults or in case of (imminent) bankruptcy, suspension of payment, liquidation, or business takeover, without owing compensation and without prejudice to its right to full damages.

Article 14 – Applicable Law and Jurisdiction
All agreements and disputes between Party Essentials and the Counterparty are exclusively governed by Dutch law.
Disputes will be submitted exclusively to the competent court in the district where Party Essentials is located, unless Party Essentials chooses a different competent court.

Article 15 – Severability
If one or more provisions of these terms are void or annulled, this does not affect the validity of the remaining provisions. Parties will replace the invalid clause with one that closely aligns with its purpose and intent.

Article 16 – Intellectual and Music Rights
Any BUMA/Stemra, Sena, or other intellectual property rights are the full responsibility of the Counterparty unless otherwise agreed in writing.

Article 17 – Electronic Communication
Parties acknowledge the legal validity of electronic communications (e.g., email) and will not deny their legal effect solely because the communication occurred electronically.

ALGEMENE VOORWAARDEN PARTY ESSENTIALS (versie 2025)

Artikel 1 – Definities

  1. Party Essentials: de vennootschap onder firma GHM Essentials Group (hierna: “Party Essentials”), gevestigd te Klein Hoefblad 14,1422KH te Uithoorn  en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97278408.
  2. Wederpartij: iedere (rechts)persoon die met Party Essentials een overeenkomst sluit of daarover in onderhandeling is, alsmede diens vertegenwoordiger(s), gemachtigde(n), rechtsverkrijgende(n) en erfgename(n).
  3. Huurder: een Wederpartij die losse apparatuur en/of goederen van Party Essentials huurt zonder personeel.
  4. Opdrachtgever: een Wederpartij die Party Essentials opdracht geeft tot het verzorgen van een complete dienst of audiovisuele productie, al dan niet inclusief personeel.
  5. Ondergeschikten: iedere medewerker, vrijwilliger of ingeschakelde derde die werkzaamheden verricht voor of namens Party Essentials, zonder vertegenwoordigingsbevoegdheid.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, prijsopgaven, overeenkomsten, leveringen en overige (rechts‑)handelingen van Party Essentials.
  2. Door een overeenkomst met Party Essentials (telefonisch, schriftelijk of elektronisch) aan te gaan, verklaart de Wederpartij deze voorwaarden te aanvaarden.
  3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien deze door Party Essentials uitdrukkelijk en schriftelijk zijn bevestigd en gelden uitsluitend voor het betreffende geval.
  4. De toepasselijkheid van algemene (inkoop‑)voorwaarden van de Wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst

  1. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat Party Essentials én de Wederpartij een door beide partijen ondertekende offerte, opdrachtbevestiging of huurovereenkomst schriftelijk (waaronder per e‑mail) hebben bevestigd, dan wel zodra Party Essentials feitelijk aanvangt met de levering/dienst.
  2. Mondelinge afspraken en/of toezeggingen binden Party Essentials slechts indien zij schriftelijk door haar zijn bevestigd.
  3. Afspraken met Ondergeschikten binden Party Essentials niet, tenzij zij schriftelijk worden bekrachtigd door een statutair of anderszins bevoegde vertegenwoordiger.

Artikel 4 – Offertes en prijzen

  1. Alle door Party Essentials uitgebrachte aanbiedingen, prijsopgaven en offertes zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte uitdrukkelijk een geldigheidsduur is vermeld.
  2. Tenzij anders aangegeven zijn prijzen exclusief btw (thans 21 %), transport, op‑ en afbouw, verzekering en/of overige heffingen.
  3. Party Essentials behoudt zich het recht voor om prijzen te wijzigen indien kostprijsverhogende factoren (waaronder doch niet uitsluitend: lonen, belastingen, inkoopprijzen) daartoe aanleiding geven, ook nadat de overeenkomst tot stand is gekomen.
  4. Meerwerk of wijzigingen op verzoek van de Wederpartij worden aanvullend in rekening gebracht; voor minderwerk gelden de annuleringregels van Artikel 5.

Artikel 5 – Annulering

  1. Annulering dient schriftelijk (per post of e‑mail) te geschieden. Bij annulering is de Wederpartij de volgende vergoeding verschuldigd over de hoofdsom:
    a. tot 7 kalenderdagen vóór de overeengekomen aanvang: 50 %
    b. binnen 48 uur vóór aanvang: 70 %
    c. binnen 24 uur vóór aanvang: 90 %
  2. Eventuele externe kosten (bijv. ingehuurde derde partijen) worden altijd volledig aan de Wederpartij doorbelast.
  3. De annuleringsvergoeding is direct opeisbaar.

Artikel 6 – Betaling

  1. Facturen dienen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, binnen 14 dagen na factuurdatum zonder enige aftrek of verrekening op de door Party Essentials aangegeven wijze te worden voldaan.
  2. Voor huurovereenkomsten geldt dat de totale huurprijs (verhoogd met eventuele borg) uiterlijk vóór aflevering/afhalen voldaan moet zijn.
  3. Bij niet‑tijdige betaling verkeert de Wederpartij van rechtswege in verzuim en is zij, zonder nadere ingebrekestelling, wettelijke (handels‑)rente plus buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.
  4. Alle betalingen strekken eerst in mindering op verschuldigde kosten en rente en daarna op de oudste openstaande factuur.
  5. In geval van (dreigend) faillissement, surseance van betaling, liquidatie of beslag op (een deel van) het vermogen van de Wederpartij zijn alle vorderingen van Party Essentials onmiddellijk en volledig opeisbaar.
  6. Party Essentials is te allen tijde gerechtigd vooruitbetaling, (aanvullende) zekerheidstelling of een redelijke borg te verlangen.

Artikel 7 – Verhuurvoorwaarden

  1. Vermelde huurprijzen gelden per artikel per 24 uur, af magazijn Party Essentials, exclusief transport, verzekering en eventuele personeelskosten, tenzij anders overeengekomen.
  2. De Huurder gebruikt de gehuurde goederen/apparatuur als een goed huisvader en uitsluitend voor het beoogde doel.
  3. De Huurder draagt het volledige risico van verlies, diefstal, beschadiging of defect raken van het gehuurde, ongeacht de oorzaak.
  4. Onderverhuur, vervreemding of bezwaring (pand, eigendomsvoorbehoud e.d.) van het gehuurde is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Party Essentials.
  5. Het is de Huurder niet toegestaan wijzigingen of reparaties aan het gehuurde te (laten) verrichten; eventuele schade daardoor komt volledig voor zijn rekening.
  6. De Huurder is verplicht zorg te dragen voor een adequate verzekering van het gehuurde gedurende de huurtermijn.
  7. Retournering dient te geschieden op de overeengekomen datum en locatie. Bij te late of onvolledige inlevering is de Huurder een extra huur verschuldigd van 200 % van de daghuur per kalenderdag, onverminderd het recht van Party Essentials op volledige schadevergoeding.
  8. Party Essentials is gerechtigd het gehuurde op kosten van de Huurder op te halen indien retournering uitblijft.
  9. Bij afhalen dient de Huurder zich te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs en een actueel adresbewijs (bijv. bank‑ of belastingafschrift).
  10. Het gebruik van andere stroomvoorzieningen dan 230 V netspanning vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van Party Essentials.

Artikel 8 – Bezorgen en Installatieservice

  1. In de offerte worden de gewenste én haalbare op‑/afbouw‑ en levertijden vastgelegd; Party Essentials spant zich in deze tijden na te komen maar kan daarvan afwijken.
  2. De Wederpartij zorgt voor een goed toegankelijke, gelijkvloerse werkplek op maximaal 50 meter van een parkeerplaats voor een transportbus en voor een deugdelijke stroomvoorziening (≤10 meter).
  3. Indien de Wederpartij niet aan deze of andere voorbereidingsverplichtingen voldoet, is Party Essentials gerechtigd haar werkzaamheden op te schorten of te weigeren, waarbij de betalingsverplichting onverkort blijft bestaan.
  4. Party Essentials is niet verantwoordelijk voor het functioneren van apparatuur die niet door haar is geleverd, ook niet indien zij deze aansluit.

Artikel 9 – Reclames

  1. Klachten over geleverde goederen of diensten dienen binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk en gemotiveerd bij Party Essentials te worden gemeld, op straffe van verval van rechten.
  2. Een klacht schort de betalingsverplichting van de Wederpartij niet op.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

  1. Party Essentials is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van opzet of grove schuld van Party Essentials of haar leidinggevenden.
  2. Party Essentials is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade (waaronder gevolg‑, bedrijf‑, of vermogensschade) noch voor schade voortvloeiend uit het opvolgen van (vrijblijvende) adviezen.
  3. De aansprakelijkheid van Party Essentials is in alle gevallen beperkt tot het kosteloos opnieuw ter beschikking stellen van het gehuurde of, indien dat niet mogelijk is, tot maximaal het factuurbedrag exclusief btw.
  4. Personeel en toeleveranciers van Party Essentials kunnen zich op dezelfde aansprakelijkheidsbeperkingen beroepen als Party Essentials.

Artikel 11 – Overmacht

  1. Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van Party Essentials onafhankelijke omstandigheid die nakoming tijdelijk of blijvend verhindert, waaronder (maar niet uitsluitend): tekortschieten van toeleveranciers, transportproblemen, pandemieën, brand, inbraak, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, stakingen en extreme weersomstandigheden.
  2. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van beide partijen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan kan ieder der partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden zonder schadevergoeding.
  3. Voor zover Party Essentials ten tijde van de overmacht al gedeeltelijk heeft gepresteerd, is de Wederpartij een evenredige vergoeding verschuldigd.

Artikel 12 – Schadevergoeding

  1. Schade toegebracht aan eigendommen (zowel eigendom als gehuurd) van Party Essentials door de Wederpartij, diens personeel of bezoekers wordt volledig vergoed tegen een door Party Essentials vastgestelde taxatiewaarde of, op verzoek van de Wederpartij, door een erkend taxateur (kosten voor rekening van de Wederpartij).
  2. De schadevergoeding dient uiterlijk binnen 30 dagen na vaststelling te worden voldaan.
  3. Party Essentials is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat het gehuurde uitvalt of niet deugdelijk functioneert, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Party Essentials.

Artikel 13 – Ontbinding en Opschorting Party Essentials is gerechtigd de uitvoering van haar verplichtingen op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien de Wederpartij tekortschiet, dan wel bij (dreigend) faillissement, surseance, liquidatie of bedrijfsovername, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn en onverminderd het recht op volledige schadevergoeding.

Artikel 14 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

  1. Op alle overeenkomsten en geschillen tussen Party Essentials en de Wederpartij is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin Party Essentials gevestigd is, tenzij Party Essentials ervoor kiest het geschil aan een andere bevoegde rechter voor te leggen.

Artikel 15 – Deelbaarheid Indien één of meer bepalingen van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een bepaling die qua strekking en doel zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 16 – Intellectuele‑ en muziekrechten Eventuele BUMA/Stemra‑, Sena‑ of andere intellectuele‑eigendomsrechten komen volledig voor rekening van de Wederpartij, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 17 – Elektronische communicatie Partijen erkennen de rechtsgeldigheid van elektronische communicatie (zoals e‑mail) en zullen de geldigheid of het juridisch effect daarvan niet ontzeggen enkel op grond van het feit dat de communicatie elektronisch plaatsvond.